Klachtenreglement Arbeidsvisie B.V.

Artikel 1 – Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:
1.1 Arbeidsvisie B.V.: De organisatie die arbeidsdeskundige diensten verleent aan opdrachtgevers.
1.2. Klacht: Iedere schriftelijke uiting van ontevredenheid van een opdrachtgever, werknemer of andere belanghebbende over de geleverde arbeidsdeskundige diensten, het handelen of nalaten van de arbeidsdeskundige of medewerkers van Arbeidsvisie.
1.3. Klager: Degene die een klacht indient of degene die daartoe schriftelijk gemachtigd is.
1.4. Beklaagde: De arbeidsdeskundige of medewerker van Arbeidsvisie op wiens handelen of nalaten de klacht betrekking heeft.
1.5 Medewerker van Arbeidsvisie: Degene die onder verantwoordelijkheid van Arbeidsvisie werkzaamheden verricht.
1.6 Opdrachtgever: Natuurlijke of rechtspersoon die Arbeidsvisie opdracht geeft om onderzoek te verrichten of advies uit te brengen.

Artikel 2 – Doel van het klachtenreglement

Het klachtenreglement heeft tot doel:
2.1. Het bieden van een heldere en eerlijke procedure voor het indienen, behandelen en afhandelen van klachten.
2.2. Het waarborgen van een zorgvuldige behandeling van klachten.
2.3. Het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening van het Arbeidsvisie op basis van ingediende klachten.

Artikel 3 – Indienen van een klacht

3.1. Een klacht dient schriftelijk te worden ingediend bij Arbeidsvisie. Dit kan per e-mail of per post.
3.2. De klacht moet ten minste bevatten:
Naam, adres en contactgegevens van de klager;
Een omschrijving van de gedragingen of handelingen waarover wordt geklaagd;
De datum of periode waarop de gedraging of handeling plaatsvond.
3.3. Klachten dienen binnen een redelijke termijn na het voorval te worden ingediend, bij voorkeur binnen drie maanden.
3.4 Als datum indienen van de klacht, geldt de datum van ontvangst door Arbeidsvisie.

Artikel 4 – Ontvangstbevestiging en registratie

4.1. Arbeidsvisie bevestigt binnen tien werkdagen schriftelijk de ontvangst van de klacht aan de klager.
4.2. Bij de ontvangstbevestiging wordt vermeld:
a. de afhandelingstermijn;
b. de verdere procedure;
c. de contactpersoon;
d. de mogelijkheid te worden gehoord of daarvan af te zien.
4.2. De klacht wordt geregistreerd in een klachtenregister, dat ten minste de datum van ontvangst, de naam van de klager, de inhoud van de klacht en de naam van de beklaagde bevat.

Artikel 5 – Behandeling van de klacht

5.1. Arbeidsvisie draagt zorg voor een onafhankelijke behandeling van de klacht. De klacht zal worden behandeld door een persoon die niet betrokken is bij het voorval waarop de klacht betrekking heeft.
5.2. De beklaagde wordt geïnformeerd over de klacht en in de gelegenheid gesteld om zijn of haar zienswijze schriftelijk te geven.
5.3. De klager en/of beklaagde kunnen indien nodig worden uitgenodigd voor een gesprek om de klacht nader te bespreken.
5.4 Zowel de klager als de beklaagde hebben recht op inzage in alle relevante stukken die betrekking hebben op de klacht.
5.5 Indien de klager of de beklaagde niet voldoen aan het verzoek van Arbeidsvisie om te verschijnen, inlichtingen te geven, stukken te verstrekken of anderszins mee te werken aan het onderzoek, handelt Arbeidsvisie de klacht af op basis van de beschikbare gegevens.

Artikel 6 – Termijn van behandeling

6.1. Het Arbeidsvisie streeft ernaar om klachten binnen zes weken na ontvangst af te handelen.
6.2. Indien de behandeling van de klacht langer duurt, wordt de klager hiervan op de hoogte gebracht, met vermelding van de reden voor de vertraging en de verwachte termijn waarbinnen de klacht wordt afgehandeld.
6.3 Van het niet in behandeling nemen van de klacht, wordt de klager zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk geïnformeerd.

Artikel 7 – Uitspraak en afhandeling

7.1. Na de behandeling van de klacht neemt Arbeidsvisie een gemotiveerd besluit over de gegrondheid van de klacht.
7.2. Het besluit wordt schriftelijk aan de klager en de beklaagde meegedeeld. Hierin wordt tevens aangegeven welke maatregelen eventueel genomen worden naar aanleiding van de klacht.
7.3. Indien de klacht gegrond wordt verklaard, zal Arbeidsvisie passende maatregelen nemen om herhaling te voorkomen en de dienstverlening te verbeteren.
7.4 Indien de klager of beklaagde het niet eens is met de uitspraak, heeft de klager de mogelijkheid om een klacht over een gedraging van een Register Arbeidsdeskundige in te dienen bij de Stichting Register Arbeidsdeskundigen (SRA). Dit conform de daar geldende regels.

Artikel 8 – Vertrouwelijkheid

8.1. Alle partijen die betrokken zijn bij de klachtbehandeling zijn verplicht tot geheimhouding van informatie die in het kader van de klachtbehandeling wordt gedeeld, tenzij wettelijke verplichtingen anders voorschrijven.
8.2. Persoonsgegevens van de klager en beklaagde worden vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt voor de afhandeling van de klacht.

Artikel 9 – Niet verplicht in behandeling nemen

9.1 Arbeidsvisie is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen indien deze betrekking heeft op een gedraging:
a. waarvoor reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van dit reglement is behandeld
b. die langer dan een half jaar vóór indiening van de klacht heeft plaatsgevonden.
9.2 Van het niet in behandeling nemen van de klacht wordt de klager zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht schriftelijk in kennis gesteld.

Artikel 10 – Inwerkingtreding

10.1. Dit klachtenreglement treedt in werking op 16 september 2024. Dit reglement is openbaar en op verzoek beschikbaar voor opdrachtgevers en andere belanghebbenden.